Der Workflow
Vom Starten der Planung bis zum Abschluss.
Über den Übersicht-Tab steuern Sie den Workflow einer Planung: Sie bereiten sie vor, starten, pausieren und beenden sie.
Planung starten (Planung aktiv)
Sobald die notwendigen Anforderungen erfüllt sind, ist der Button „Planung starten“ aktiv. Erst wenn Sie auf „Planung starten“ klicken, wird Ihr Team per E-Mail informiert und der Status der Planung auf „Planung aktiv“ gesetzt. Nun ist der Workflow gestartet und Ihre Planer können Planzahlen eingeben.
Kennzeichnend für die Planungsphase ist, dass Benutzer, die als Planer angelegt wurden, jetzt in der Lage sind, Ihre Zahlen einzutragen und durch die verschiedenen Formulare zu navigieren. All die Aktionen, die zu Beginn unter "Planungsvorbereitung" gelistet warten, stehen jetzt nicht mehr zur Verfügung. Sollte dies aber nötig sein, weil z.B. Änderungen am Modell erforderlich sind oder IST-Daten eingespielt werden müssen, muss die Planung pausiert werden.
Planung pausieren (Planung inaktiv)
Sollten Sie nach dem Starten der Planung Änderungen an Modell, Team oder den Daten in QVANTUM hochladen wollen, müssen Sie die Planung pausieren. Dadurch sperren Sie den schreibenden Zugriff von Planern auf das System, während Sie die Planung aktualisieren. Mit dem anschließenden Fortsetzen der Planung werden die Sperren für Ihre Planer wieder aufgehoben.
Um eine Planung fortzusetzen, müssen die gleichen Anforderungen bezüglich Modell, Daten, Team und Formularen erfüllt werden, wie beim Starten der Planung.
Planung beenden (Planung inaktiv)
Durch das Beenden der Planung wird die Eingabe in die Formulare für alle Planungsberechtigten gesperrt. In diesem Workflow-Status können Sie alle gesammelten Plandaten exportieren und anschließend eine neue Planungsrunde vorbereiten.
Plandaten exportieren
Exportieren Sie die gesammelten Plandaten aus, um sie in anderen Programmen weiterzuverarbeiten. Wenn Sie den Button „Plandaten exportieren“ klicken, gelangen Sie in den Tab Daten, wo Sie Ihre Daten exportieren können.
Das bisherige Modell und Team, sowie die gesammelten Plandaten bleiben erhalten, solange Sie sie nicht mit neuen Informationen überschreiben.
Sollten Sie direkt auf den Button „Neue Planung vorbereiten“ klicken, ohne vorher die Plandaten exportiert zu haben, können Sie dies noch nachholen.
Auswirkungen
Die folgende Tabelle zeigt, welche Auswirkungen das Starten, Pausieren oder Beenden der Planung haben.
Planung in Vorbereitung
Der Owner kann die Planung in Ruhe vorbereiten.
Planer haben aktuell noch keinen Zugriff auf die Planung.
Planung gestartet
Der Owner kann den Planungs- und Onlinestatus seiner Planer verfolgen. Er kann aber keine Änderungen am Planungsmodell vornehmen.
Planer erhalten Zugang zur Planung und können Plandaten eingeben.
Planung pausiert
Der Owner kann das Planungsmodell verändern. Nach Änderung des Planungsmodells wird der gesamte Planungswürfel neu gerechnet.
Das Speichern von Plandaten ist für Planer temporär gesperrt. Der lesende Zugriff ist aber weiterhin möglich.
Planung beendet
Der Owner schließt die Planung ab.
Planer können die Planung nicht mehr Eingabe von Werten ist für Planer bis zur nächsten Planung nicht möglich.
Planung beendet, exportiert
Der aktuelle Stand der Daten wurde erfolgreich exportiert.
Die Eingabe von Werten ist für Planer bis zur nächsten Planung nicht möglich.
Insbesondere bei Wechseln des Workflow-Status, die das weitere Speichern von Plandaten durch Planer verbieten (z. B. Pausieren oder Beenden) sollten der Owner vorher die individuellen Online-Status seiner Planer auf dem Team-Tab der Planung überprüfen (vgl. Team Tab).
Planungsstatus
Mit Starten einer Planung werden die Zugänge der Planer aktiviert und ihr Planungsstatus initialisiert.
Folgende Ausprägungen sind möglich:
Offen: der Planer arbeitet noch an seinem Beitrag zur Gesamtplanung. Initialer Status.
Eingereicht: der Planer hat seinen Beitrag zur Gesamtplanung zur Prüfung durch den Owner eingereicht.
Angenommen: der Owner hat den Beitrag des Planers geprüft und abgenommen.
Planungsstatus aus Sicht des Planers
In der Planer-Sicht wird der Planungsstatus prominent in der oberen Navigationsleiste angezeigt.
Ausschließlich im Zustand einer aktiven Planung kann ein Planer seinen Planungsstatus aktiv setzen. Sobald ein Planer seine Planung abgeschlossen hat, kann er seinen Planungsstatus über das Dropdown von "Offen" auf "Eingereicht" setzen. Damit signalisiert er dem Owner, dass sein Beitrag zur Prüfung bereitsteht. Mit Einreichung ist die weitere Eingabe von Planwerten für den Planer gesperrt. Eine Änderung des Planungsstatus durch den Planer ist ebenfalls nicht mehr möglich. Möchte der Planer seine Einreichung zurückziehen, so kann der Owner seinen Planungsstatus wieder auf "Offen" zurücksetzen und damit ein erneutes Verändern der Plandaten und Einreichung ermöglichen. Die Kommunikation über ein solches Zurücksetzen muss allerdings außerhalb der Anwendung erfolgen.
Planungsstatus aus Sicht des Owners
Der Owner kann über den Team-Tab bei aktiver Planung für jeden Planer sowohl dessen Planungsstatus einsehen als auch beliebig verändern. Die Gesamtheit der individuellen Planungsstatus aller Planer dient dem Owner dabei als Fortschrittsanzeige für seinen gesamten Planungs-Workflow. Das Ändern individueller Planungsstatus gibt dem Owner die volle Kontrolle über alle Einreichungen von Planern.
Auch wenn prinzipiell beliebige Statusänderungen durch den Owner möglich sind, kommen in der Praxis nur wenige gängige Statusänderungen vor:
"Eingereicht" -> "Offen": der Planer möchte seine Einreichung zurückziehen und fordert beim Owner eine erneute Öffnung an.
"Eingereicht" -> "Abgenommen": der Owner hat den Beitrag des Planers geprüft und akzeptiert. Mit der Änderung dokumentiert er für sich und den Planer die erfolgreiche Abnahme.
"Abgenommen" -> "Offen": der Owner stellt nach erfolgter Abnahme Mängel am Beitrag des Planers fest und fordert diesen zur Überarbeitung auf.
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